Dicas para ter reuniões mais produtivas

As reuniões são, por norma, um momento chato para as empresas. Todos falam delas como sendo várias horas investidas e que no final os resultados acabam por ser muito escassos. Mas isso acontece porque as reuniões são, em grande parte das vezes, mal organizadas. Mas com este artigo nós vamos ajudá-lo a alterar essa situação, partilhando consigo algumas dicas para tornar a sua reunião mais produtiva!

1. Clarifique as intenções

As reuniões devem ter um propósito. Quando definir o tema da reunião não se fique apenas pelo tema central. Divida esse mesmo tema em vários pontos, para que os intervenientes possam vir preparados para os assuntos que vão debater.

2. O espaço da reunião é determinante!

O espaço onde a reunião vai acontecer condiciona todo o processo. É importante que seja um local arejado e confortável, de forma a desinibir ainda mais os participantes. Uma mesa redonda também traz melhores resultados do que uma mesa quadrada, por exemplo.

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3. Oiça mais do que fala

A reunião é, por norma, um local onde todos gostam de dar a sua opinião. Mas um dos segredos para uma reunião ser produtiva é a boa capacidade de escuta dos intervenientes. Lembre-se da Lei de Pareto? Passe 20% do tempo a falar e 80% a ouvir as ideias dos outros.

4. Encontre um moderador

As reuniões necessitam de moderador. Caso contrário, todos vão tentar liderar e ninguém se vai entender. Defina logo à partida quem vai comandar toda a reunião. Essa pessoa fica também responsável por conferir se todos os pontos foram debatidos.

5. Quanto menor, melhor

Reuniões com muitas pessoas tendem a ser demasiado confusas e pouco produtivas. Se puder concentrar as suas reuniões apenas nas pessoas realmente necessárias, melhor. Quanto menos forem mais à vontade estarão para exporem os seus pontos de vista.

E você, como faz para organizar as suas reuniões?