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Como ter Previsões de Vendas Realistas

Estava eu numa sessão de mentoria com a Diretora Comercial de uma empresa de equipamentos na área da construção e ao analisar as previsões versus o realizado de vendas da equipa percebemos que existia uma distância muito grande entre o que se previa e o que se concretizava.

 

O problema não era necessariamente a “falta de vendas”, mas sim a não concretização de determinadas oportunidades que os comerciais consideravam “certas”, bem como a concretização de outras oportunidades de nem estavam no mapa de previsões deles. Ou seja, erravam na análise tanto para o “sim”, quanto para o “não”.

 

Agora você pode questionar-me: Qual o problema então, se uma coisa compensa a outra e a faturação acaba por acontecer?

 

Bem, o problema está no facto da empresa não conseguir fazer um planeamento adequado para se preparar para as necessidades e dificuldades futuras. Quando a área comercial apresenta uma previsão de vendas isso influencia todos os demais departamentos, pois existe um workflow de trabalho que acontece antes, durante e depois da venda.

 

Neste cliente em especial os principais departamentos afetados pela falta de assertividade nas previsões comerciais eram, o Dep. de Orçamentação (que estava a priorizar as oportunidades consideradas mais “quentes” e estas por fim, não aconteciam), assim como o Dep. de Gestão de Obras (que precisa planear e organizar o trabalho das equipas de montagem, que como todos nós sabemos, já faz algum tempo que esta é uma área que sofre com a falta de mão de obra).

 

Num outro cliente nosso (este da área da alimentação), também tivemos uma situação parecida para resolver. Mas neste caso o workflow de trabalho passava pelas áreas de: I&D, Marketing, Fabrico, Vendas, Logística e Financeiro – sendo que uma má previsão de vendas fazia com que a equipa técnica do Fabrico produzisse quantidades fora da realidade, criando rutura em algumas referências e stock em demasiado de outras.

 

Mas voltando ao caso dos equipamentos, pergunta-me a Diretora:

“Pablo, o que posso fazer para garantir que os comerciais deem previsões mais assertivas?”

Para responder a esta questão voltei ao processo de vendas criado e em conjunto verificamos cada “nano-etapa” que acontece antes do sim do cliente.

Foi preciso verificar as principais variáveis que influenciam para um cliente decidir por nós, assim como quais são os principais fatores que nos fazem perder vendas. Sim, analisar e perceber o porquê das perdas é fundamental para entender como podemos fazer previsões mais confiáveis.

Chegamos então às 7 questões que os comerciais precisariam de responder antes de considerar um orçamento dado como uma previsão de fecho:

  1. O cliente garantiu que este realmente é o equipamento pretendido, ou ele possui outras propostas de soluções diferentes da nossa?
  2. A conclusão da obra é prevista para esta altura, ou existem atrasos?
  3. Já falou com todos os decisores envolvidos?
  4. Sabe quem são os concorrentes que também apresentaram orçamento?
  5. Conseguiu saber do cliente qual o preço e as condições dos concorrentes?
  6. O cliente em algum momento, já verbalizou preferência pela nossa solução?
  7. Já existe uma reunião de fecho agendada?

 

Estas questões transformaram-se em 7 novas colunas no ficheiro de previsões de vendas, e passou a ser obrigatório o seu preenchimento para que uma proposta fosse considerada como previsão.

 

O segundo passo, foi garantir que todos estivessem a preencher e com critério. Para isso, a direção passou a fazer reuniões online semanais com cada comercial para analisar, acompanhar, orientar e principalmente para agir rápido sempre que necessária alguma ação que leve a garantir o ganho da oportunidade.

 

Esse tópico também passou a fazer parte das nossas formações em grupo. Criámos, inclusive, uma compensação simbólica para o comercial com as previsões mais assertivas em cada mês.

Com estas ações, passámos a ter melhores previsões de vendas.

 

E na sua empresa, como estão as previsões de vendas?

 

Pablo Kellner – Consultor na Sucesso em Vendas Portugal

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