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Como preparar a melhor reunião de vendas para 2020

20 de Novembro de 2019
por Sucesso Vendas Portugal
 Como preparar a melhor reunião de vendas para 2020

Este ano está praticamente a terminar, e se é Responsável por uma Equipa Comercial, tenho a certeza que já está com a sua mente em 2020.

A pensar nisso quero ajudá-lo a preparar a melhor reunião de vendas de sempre, para que a sua equipa comece o ano de 2020, focada e determinada em atingir os objetivos.

Se gere uma Equipa Comercial, sabe perfeitamente que reunir com ela é fundamental, seja diariamente, quinzenalmente, ou mensalmente, tudo depende do seu ciclo de venda e das situações que vão surgindo no seu dia à dia de vendas. Mas não é dessas reuniões que estou a falar, mas sim DAQUELA que vai dar o mote para o ano, focar a equipa nos objetivos e dar gás, para que todos se sintam envolvidos e com a energia necessária para correr atrás das metas.

E não, não estou a falar na festa de Natal, nem em reuniões intermináveis em que alimentamos o ego dos Vendedores e apenas nos focamos na motivação. Quem me conhece sabe que gosto de colocar velocidade e alguma “loucura” nas ações com a equipa, mas com um único objetivo, puxar pelo melhor que cada Vendedor tem em prol dos objetivos que a empresa acredita.

Se pretende preparar uma reunião comercial produtiva, dinâmica mas focada, para arrancar 2020 da melhor maneira, siga estes 7 passos:

 

1º - Definir qual o objetivo da reunião

Eu sei que parece óbvio, mas a verdade é que às vezes parece que temos tantos assuntos a falar e queremos aproveitar as reuniões para os “despejar”, mas lembre-se esse não é o propósito desta reunião. Foque-se apenas num objetivo, num mote para 2020. Sem ter esse objetivo definido a reunião vai ser uma perca de tempo e de vendas!

Os restantes assuntos, poderá tratar através de email, ou até em video se for mais simples de transmitir a informação. 

A minha dica é: foque-se nos objetivos que pretende atingir em 2020, e explique a estratégia para o conseguir, antecipe também algumas das dificuldades que a equipa poderá encontrar no caminho, mas sempre aliado a soluções. 

 

2º – Delinear o que precisa de preparar para a reunião

Uma reunião requer sempre preparação tanto a nível estratégico como a nível logístico. Por isso tem de preparar bem a reunião de forma a que no momento não aconteça nada que comprometa o resultado final!

Para que tudo corra bem, faça um plano, pense nos momentos que quer na reunião e o que precisa para cada um deles, ou seja:

  • que material tem de preparar, 
  • que informações tem de pedir e a quem, 
  • o que quer apresentar à sua equipa,
  • o que cada comercial tem de levar preparado, 
  • que resultados tem de analisar antes, 
  • que questões quer ver respondidas durante, 
  • e que ações quer ver depois da reunião.

E não se esqueça tão importante como você se preparar é a sua equipa também estar preparada! Por isso, quando convidar as pessoas defina logo o que quer de cada uma delas e diga-lhe o que espera dela!

 

3º- Ver quem quer convidar para a reunião

Cada caso é um caso, mas se pretende focar a sua equipa comercial para atingir os objetivos de 2020, faça uma reflexão sobre quem deverá estar presente.

Não é porque o foco é comercial que não deverá chamar outros departamentos, não se esqueça que, para se conseguir vender é claramente importante a colaboração de todos os outros departamentos como marketing, logística, financeiro, entre outros… Afinal de contas, os restantes departamentos funcionam porque há vendas, e se não estiverem alinhados com a equipa comercial, o caminho em 2020 será mais desafiante. 

Mas atenção, não convoque toda a empresa, só porque sim, analise com calma o que vai ser abordado e se a presença dessa pessoa é de facto crucial, se vê que não acrescenta valor não a convide, ela vai perder tempo que podia estar a fazer outras tarefas mais produtivas para a empresa!

 

4º- Começar a reunião com muito power e motivação

Independentemente de como as coisas estão a correr, eu acredito que é essencial começar a reunião com power e energia. Não se esqueça, quer focar a equipa para ter um ano 2020 fantástico ao nível comercial, por isso irá querer pôr as pessoas num registo positivo, em que elas deverão acreditar que é possível. Não se esqueça que começar a reunião de forma diferente e motivadora é essencial para a equipa estar mais receptiva às mensagens, mais participativa e mais cooperativa.  

Não precisa de ser nada muito complexo, basta pôr música alegre na sala, uma disposição diferente, iniciar com um vídeo ou texto motivacional, algo que tire as pessoas do registo normal do seu dia a dia, e que permita que elas fiquem mais positivas e se contagiem umas às outras.

 

5º- Analisar o Passado

Eu acredito que uma boa reunião com a equipa comercial tem de ter uma análise do passado. Perceber o que se passou em 2019, o que se conquistou e que dificuldades existiram e como foram superadas. 

É essencial analisar resultados e apresentar números, mas mais importante do que falar dos números é falar do porquê dos números, ou seja, perceber o que está por detrás do número, perceber com cada comercial o que fez para atingir aquele resultado. Se as coisas correram bem, o que ele fez para o atingir, quais foram os diferenciais, e se os números não foram tão bons como esperado, perceber o que se passou, e qual a sugestão para evoluírem esse número em 2020.

 

6º- Analisar onde quer chegar e como vai chegar

Analisar o passado é essencial, mas considero que a parte da reunião onde se deve dedicar mais tempo é na análise do futuro, ou seja, perceber que resultados e que metas querem atingir em 2020 e como se pode lá chegar, quais são as ações a fazer. 

Como Responsável Comercial tem de explicar à equipa onde quer chegar e dar sugestões de como o fazer. Mas como acredito na construção conjunta, é essencial que cada membro da equipa participe e dê as suas sugestões para chegarem em conjunto à solução mais adequada.

Algo que na Sucesso em Vendas acreditamos que não pode faltar, é o treino, ou seja, queremos fazer esta ação, mas e na prática como essa ação vai ser feita? Treine com a sua equipa como se ela estivesse em campo, simule! Por exemplo, re-lançaram um produto existente mas com uma funcionalidade nova, peça a alguém da sua equipa para fazer de vendedor e outro de cliente e vejam de que forma poderão apresentar este produto ao cliente, qual a técnica de vendas a aplicar! Depois peça a todos para darem feedback, de maneira, a juntos definirem uma forma de terem os melhores resultados!

 

7º- Os compromissos têm de ficar escritos

Esta parte é fundamental para que tudo o que foi abordado na reunião seja cumprido e para que os resultados apareçam! Cada um que esteve naquela sala, vai ter os seus compromissos, estes têm de ser específicos, ter um resultado previsto e uma data de conclusão.

A minha dica é: nunca deixe nenhum compromisso sem uma data de conclusão senão este vai acabar esquecido! Peça a cada pessoa para meter logo na sua agenda e deixe-os também bem visíveis, por exemplo, na entrada do escritório, para que cada um não se esqueça do que tem que fazer para alcançarem as metas que definiram!

E claro, termine com um vídeo motivacional, se tiver escolhido um mote para a reunião escolha um vídeo relacionado. Por exemplo se escolher Onda Gigante da Nazaré - Em 2020 vamos Bater Record’s acima dos “20 Metros” em Vendas e depois passe um vídeo dos surfistas a enfrentar o canhão da Nazaré. Ah, e não se esqueça de tirar uma foto da equipa para usar mais tarde no site ou apenas para enviar no grupo de WhatsApp e fomentar o espírito de grupo.

Espero que estes passos tenham sido úteis para focar a equipa em ter um ano 2020 com resultados incríveis.  

Se sentir dificuldades em seguir estes passos, preencha o formulário abaixo e entre em contacto connosco para ver como o podemos ajudar.

Abraço e excelente 2020,

Pedro Ruivo - CSO - Crazy Sales Officer

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